Contrato de Encargado del Tratamiento

De un lado, el Cliente: la organización que contrata HabitaHogar y que introduce en la aplicación datos de sus inquilinos. Del otro, el Encargado: Alejandro Argüelles Delgado, NIF 73595654R, Av/ D'Alacant 42, 46460, Silla (Valencia), España.

Cuando el Cliente registra a un inquilino, un contrato o un pago, está tratando datos personales de los que él es el responsable. Nosotros solo los tratamos para prestarle el servicio, es decir, actuamos como encargado. El artículo 28.3 del RGPD exige que esa relación conste por escrito: eso es este documento, que forma parte de los Términos y Condiciones y se acepta con ellos.

Objeto: alojar y procesar los datos necesarios para gestionar arrendamientos: alta de inquilinos, contratos, cobros, facturación, reparto de suministros, incidencias y preparación de información fiscal.

Duración: mientras esté vigente la relación contractual, y el plazo posterior de conservación previsto en la cláusula 8.

Naturaleza: recogida, registro, conservación, consulta, modificación, comunicación a los subencargados de la cláusula 5 y supresión.

Categorías de interesados: inquilinos y solicitantes del Cliente, y en su caso los propietarios de inmuebles gestionados en régimen de alquiler para subarriendo.

Categorías de datos: identificativos (nombre, DNI/NIE, correo, teléfono), datos del arrendamiento (habitación, renta, fianza, fechas), datos económicos (pagos, facturas, justificantes) y comunicaciones dentro de la plataforma.

⚠️ Incluye la posibilidad de que el Cliente suba una fotografía del DNI o NIE. Es un dato especialmente sensible a efectos de riesgo: se conserva en almacenamiento privado y se sirve mediante enlaces temporales firmados. Es responsabilidad del Cliente valorar si necesita ese documento y si tiene base para conservarlo.

No se tratan de forma deliberada categorías especiales del artículo 9 RGPD. El Cliente se compromete a no introducirlas en campos de texto libre.

• Tratar los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente; el uso de la aplicación constituye esa instrucción.
• No utilizarlos para fines propios ni cederlos a terceros distintos de los subencargados de la cláusula 5.
• Garantizar que quien accede a los datos está sujeto a deber de confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad de la cláusula 6.
• Asistir al Cliente en la atención de los derechos de los interesados y, en la medida en que le corresponda, en sus evaluaciones de impacto y consultas previas.
• Notificar al Cliente sin dilación indebida cualquier violación de seguridad de la que tenga constancia, con la información disponible para que pueda cumplir su propia obligación de notificación.
• Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones.

El Cliente autoriza de forma general el recurso a los siguientes subencargados. Informaremos de cualquier alta o sustitución con antelación razonable, y el Cliente podrá oponerse por motivos fundados; si la oposición impide prestar el servicio, podrá resolver el contrato.

• Cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo en la base de datos y el almacenamiento de documentos.
• Separación lógica por organización: cada consulta se filtra por la organización de la sesión, de modo que un cliente no puede acceder a datos de otro.
• Control de acceso por roles dentro de cada organización.
• Contraseñas almacenadas con función de derivación con sal; verificación en dos pasos disponible.
• Documentos privados servidos mediante enlaces temporales firmados, nunca públicos.
• Registro de errores con depuración de datos personales antes de su envío al servicio de monitorización.
• Copias de seguridad gestionadas por el proveedor de base de datos.

Algunos subencargados están ubicados fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos la transferencia se ampara en decisiones de adecuación o en cláusulas contractuales tipo, según corresponda a cada proveedor. El detalle por proveedor figura en la Política de Privacidad.

Al finalizar la relación, el Cliente podrá exportar sus datos desde la aplicación. Transcurridos 30 días desde la baja procederemos a suprimirlos, salvo aquellos que debamos conservar bloqueados para atender responsabilidades legales, y durante el plazo de prescripción de estas.

La supresión alcanza a los documentos almacenados (contratos, justificantes, fotografías de DNI y facturas en PDF) asociados a la cuenta.

El Cliente podrá solicitar, una vez al año y con preaviso razonable, la información necesaria para verificar el cumplimiento de este contrato. Las auditorías presenciales requerirán acuerdo previo sobre alcance, fecha y coste.

Para ejercer cualquier obligación derivada de este contrato: [email protected].